KWALIFIKACJA EKA.02

EKA.02.2 - Podstawy prowadzenia archiwum (Egzamin zawodowy kwalifikacja EKA.02)

1. obsługuje urządzenia techniki biurowej
• określa zastosowanie urządzeń techniki biurowej występujących w kancelarii archiwum
• stosuje instrukcje obsługi urządzeń techniki biurowej stosowanych w archiwum
• stosuje odpowiednie do rodzaju zadania zawodowego urządzenie techniki biurowej

2. stosuje programy komputerowe wspomagające wykonywanie zadań
• prowadzi komputerową bazę danych zbiorów w archiwum
• prowadzi terminarz spraw w wybranym programie komputerowym
• stosuje zasady użytkowania i obsługi sprzętu biurowego

3. Kwalifikacje w zawodzie EKA.02 - przestrzega zasad obiegu pism
• rozróżnia obieg pism tradycyjny i elektroniczny
• wymienia przepisy kancelaryjno-archiwalne
• opracowuje system obiegu dokumentów
• sporządza instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt, instrukcję archiwalną (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• przygotowuje projekty pism przewodnich do wdrażanych regulacji wewnątrzzakładowych
• opisuje zasady obiegu pism w kancelarii

4. charakteryzuje systemy kancelaryjne
• opisuje system kancelaryjny dziennikowy
• opisuje system kancelaryjny bezdziennikowy
• opisuje system kancelaryjny mieszany
• opisuje system elektronicznego zarządzania dokumentacją

5. Kwalifikacje zawodowe - posługuje się terminologią z zakresu archiwistyki, archiwoznawstwa oraz archiwalnej informacji naukowej
• określa pojęcia z zakresu archiwistyki
• rozróżnia archiwoznawstwo oraz archiwalną informację naukową
• wykorzystuje terminologię z zakresu archiwistyki, archiwizowania i archiwalnej informacji naukowej przy tworzeniu przepisów kancelaryjno-archiwalnych

6. rozpoznaje normy i procedury oceny zgodności podczas realizacji zadań zawodowych
• wymienia cele normalizacji krajowej
• wyjaśnia, czym jest norma i wymienia cechy normy
• rozróżnia oznaczenie normy międzynarodowej, europejskiej i krajowej
• korzysta ze źródeł informacji dotyczących norm i procedur oceny zgodności

EKA.02.3 - Organizowanie archiwum (Egzamin zawodowy kwalifikacja EKA2)

1. ustala wyposażenie archiwum
• opisuje elementy obligatoryjnego wyposażenia pomieszczeń archiwalnych
• określa parametry sprzętu do wyposażenia archiwum
• dokonuje wyboru sprzętu do konkretnych pomieszczeń archiwum
• planuje ustawienie sprzętu w archiwum

2. określa zakres pracy archiwum
• określa zakres zadań niezbędnych do funkcjonowania archiwum
• opisuje zasady przyjmowania dokumentów
• opisuje zasady ewidencjonowania dokumentów
• opisuje zasady zabezpieczania dokumentów (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• przedstawia formy udostępniania dokumentów
• opisuje zasady konserwacji dokumentów
• wymienia kryteria brakowania dokumentów
• opisuje postępowanie w przypadku zaginięcia lub zniszczenia dokumentu
• określa zasady postępowania w przypadku zakończenia działalności archiwum
• określa harmonogram prac wykonywanych w archiwum

3. Kwalifikacje w zawodzie EKA2 - stosuje przepisy prawa dotyczące parametrów dla przechowywania dokumentów w archiwach
• określa wytyczne dotyczące parametrów dla przechowywania dokumentów w archiwach
• tworzy książkę pomiarów temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach archiwum
• prowadzi rejestr temperatury i wilgotności powietrza w magazynach
• przedstawia działania przeciwdziałające powstawaniu nieprawidłowościom w zakresie warunków wilgotności i temperatury w pomieszczeniach magazynowych archiwów

4. stosuje przepisy dotyczące archiwizacji danych osobowych
• wymienia rodzaje danych osobowych
• określa rodzaje danych wrażliwych
• określa wymagania, warunki i sposoby zabezpieczania danych osobowych i danych wrażliwych

5. Kwalifikacje zawodowe - stosuje jednolity rzeczowy wykaz akt, w tym ustala klasyfikacje, hasła i kwalifikacje jednolitego rzeczowego wykazu akt
• określa dokumenty występujące w jednostce organizacyjnej
• dopasowuje do określonego rodzaju dokumentacji hasła klasyfikacyjne zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt stosowanym w jednostce organizacyjnej
• określa kategorie akt
• ustala symbole klasyfikacyjne akt

6. ustala i stosuje normatywy kancelaryjno- archiwalne
• wyjaśnia znaczenie pojęcia: normatyw kancelaryjno- archiwalny
• sporządza rzeczowy wykaz akt, instrukcję kancelaryjną i instrukcję archiwum zakładowego

7. sporządza plan pracy archiwum zakładowego
• ustala określone zadania do realizacji w archiwum
• określa kolejność zadań do realizacji w archiwum
• opisuje zasady sporządzania statystyki i sprawozdań
• analizuje dane do statystyki i sprawozdań (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• sporządza statystykę i sprawozdania z prac wykonywanych w archiwum

EKA.02.4 - Prowadzenie archiwum (Egzamin zawodowy kwalifikacja EKA.2)

1. przyjmuje akta z komórek organizacyjnych do archiwum
• sprawdza poprawność opisu i opracowania dokumentacji
• sprawdza poprawność spisu zdawczo-odbiorczego
• nanosi sygnatury akt
• rejestruje spisy akt w wykazie spisów akt (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• dokonuje podziału spisów zdawczo-odbiorczych akt zgodnie z kryterium chronologicznym i tematycznym

2. stosuje przepisy prawa dotyczące wykonywania usług archiwalnych
• rozróżnia podstawowe i wykonawcze akty prawa regulujące wykonywanie usług archiwalnych
• stosuje procedury przyjmowania akt do archiwum
• stosuje procedury wycofania akt z archiwum

3. Kwalifikacje w zawodzie EKA.2 - charakteryzuje zasoby archiwów państwowych o charakterze centralnym
• wymienia rodzaje archiwów państwowych o charakterze centralnym
• identyfikuje zasoby w poszczególnych archiwach państwowych o charakterze centralnym

4. sporządza wykazy spisów zdawczo- odbiorczych
• identyfikuje elementy spisów zdawczo-odbiorczych
• wypełnia druki spisów zdawczo-odbiorczych

5. Kwalifikacje zawodowe - dobiera sposób rozmieszczenia akt w magazynie archiwum
• stosuje zasady rozmieszczania akt w magazynie archiwum
• stosuje podział przechowywania akt według kategorii A i B
• stosuje podział tematyczny i chronologiczny przechowywania akt
• stosuje właściwą numerację półek i regałów (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• sporządza inwentarz topograficzny

6. ewidencjonuje i opracowuje akta
• określa przydatność sporządzania pomocy ewidencyjnych w zarządzaniu zasobami archiwum
• sporządza różne ewidencje zasobów archiwalnych , np. spis materiałów archiwalnych, spis teczek akt,
• stosuje pomoce ewidencyjne w celu odszukania dokumentacji

7. udostępnia zasoby archiwalne
• stosuje odpowiednie przepisy prawa dotyczące udostępnienia akt
• prowadzi ewidencję udostępnień w oparciu o karty udostępniania akt
• stosuje zasady udostępnienia akt w pracowni archiwum
• stosuje zasady wypożyczania akt poza archiwum (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• rozpoznaje elementy karty udostępniania akt
• zakłada kartotekę udostępniania akt
• dobiera właściwą metodę ewidencji wypożyczeń akt poza archiwum
• określa procedury odmowy dostępu do dokumentacji
• analizuje różne sytuacje odmowy dostępu do dokumentacji
• przestrzega zasad bezpieczeństwa w przetwarzaniu i przesyłaniu danych

8. wykonuje kwerendy, sporządza zaświadczenia i odpisy oraz je wydaje
• stosuje przepisy prawa dotyczące kopiowania dokumentacji
• sporządza zaświadczenie i odpis na podstawie posiadanej dokumentacji
• przeprowadza kwerendę na dany temat w zasobie archiwum

9. prowadzi działania profilaktyczne i zabezpieczające związane z zasobem aktowym
• wskazuje właściwe parametry do przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji
• stosuje odpowiednie opakowania zabezpieczające dokumentację
• wykonuje czynności związane z porządkowaniem wewnętrznym akt
• wykonuje zabiegi małej konserwacji (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• stosuje przepisy prawa dotyczące procedur zabezpieczenia materiałów archiwalnych przed uszkodzeniem, zagubieniem i kradzieżą

10. Wymagania w kwalifikacjach zawodowych - sporządza sprawozdania z działalności archiwum
• sporządza sprawozdanie statystyczne z działalności archiwum
• sporządza sprawozdanie opisowe z działalności archiwum

11. popularyzuje dokumentację gromadzoną w archiwum z zachowaniem przepisów dotyczących praw autorskich, dóbr osobistych i własności intelektualnej: organizuje wystawę archiwalną, organizuje konferencję archiwalną, prezentuje w mediach zasób archiwum
• opracowuje planszę wystawową w oparciu o dokumentację zgromadzoną w archiwum
• przygotowuje program konferencji archiwalnej
• redaguje informację o zasobach archiwum do prezentacji w mediach
• stosuje przepisy prawa dotyczące praw autorskich, dóbr osobistych i własności intelektualnej podczas wykonywania zadań zawodowych związanych z popularyzacją dokumentacji gromadzonej w archiwum

12. przeprowadza skontrum zasobu archiwalnego
• stosuje normy przeprowadzania skontrum zasobu archiwalnego
• porównuje zasób archiwum z posiadaną ewidencją zasobu archiwalnego
• sporządza protokół z przeprowadzenia skontrum
• wyjaśnia rozbieżności wynikające z przeprowadzonego skontrum zasobu archiwalnego

EKA.02.5 - Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego (Egzamin zawodowy kwalifikacja EKA02)

1. dokonuje oceny dokumentacji
• dokonuje przeglądu dokumentacji ze względu na okres jej przechowywania
• wydziela dokumentację, której okres przechowywania upłynął
• przeprowadza analizę wartości dokumentacji, której okres przechowywania upłynął
• kwalifikuje zasoby archiwalne przeznaczone do brakowania (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• powołuje komisję do oceny zasobów archiwalnych przeznaczonych do brakowania

2. przygotowuje i wypełnia dokumenty niezbędne do brakowania
• przygotowuje właściwe druki dotyczące brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• sporządza spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania
• tworzy protokół oceny dokumentacji przeznaczonej do brakowania

3. Kwalifikacje w zawodzie EKA02 - występuje do archiwum państwowego z wnioskiem o zgodę na brakowanie
• analizuje przepisy prawa dotyczące warunków i trybu uzyskania zgody na brakowanie
• rozróżnia pojęcia: zgoda generalna i zgoda jednorazowa na brakowanie dokumentacji
• przygotowuje wniosek do archiwum państwowego o wyrażenie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• przygotowuje zestaw dokumentacji koniecznej do uzyskania zgody do brakowania dokumentacji niearchiwalnej

4. ustala sposób niszczenia wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej
• dobiera sposób niszczenia dokumentacji niearchiwalnej w zależności od jej rodzaju
• określa wymagania, jakie musi spełnić podmiot dokonujący brakowania i niszczenia dokumentacji niearchiwalnej
• przygotowuje protokół zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej
• odnotowuje brakowanie dokumentacji na spisach zdawczo-odbiorczych akt

5. Kwalifikacje zawodowe - charakteryzuje strukturę organizacyjną archiwów państwowych
• definiuje rolę Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
• określa znaczenie nadzoru archiwalnego
• określa zakres zasobów archiwalnych przechowywanych w archiwach centralnych
• wskazuje archiwa wyodrębnione (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• wskazuje archiwa z powierzonym zasobem archiwalnym

6. opracowuje materiały archiwalne zgodnie z przepisami prawa
• stosuje przepisy prawa określające sposób opracowywania materiałów archiwalnych
• opisuje prawidłowo teczki z materiałami archiwalnymi

3. Kwalifikacje w zawodzie EKA02 - porządkuje materiały archiwalne wewnątrz teczek 7 ) przygotowuje materiały archiwalne do przekazania do archiwum państwowego: przeprowadza niezbędne zabiegi konserwatorskie, przygotowuje dokumentację elektroniczną do przekazania do archiwum państwowego
• dobiera właściwe formularze do danego typu dokumentów przy opracowywaniu dokumentacji archiwalnej
• sporządza elektroniczne spisy materiałów archiwalnych przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego
• tworzy opis materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego
• wykonuje prace związane z małą konserwacją dokumentacji archiwalnej (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• sporządza spisy zdawczo-odbiorcze jednostek archiwalnych przekazanych archiwum państwowego
• przygotowuje paczkę archiwalną w przypadku przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego drogą elektroniczną (folder dokumenty, metadane, folder sprawy, protokół zdawczo-odbiorczy materiału archiwalnego)

EKA.02.6 - Postępowanie w przypadku uszkodzenia, zagubienia i kradzieży dokumentacji archiwalnej lub likwidacji jednostki organizacyjnej (Egzamin zawodowy kwalifikacja EKA 02)

1. określa zadania w przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej
• wymienia przepisy prawa dotyczące postępowania z dokumentacją w przypadku likwidacji archiwum jednostki organizacyjnej
• sporządza plan uporządkowania archiwum
• sporządza skontrum dokumentacji archiwalnej
• wyjaśnia ewentualne braki i nieprawidłowości w zasobie archiwum likwidowanej jednostki organizacyjnej (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• ustala podmiot, któremu przekazuje się dokumentację likwidowanej jednostki

2. ocenia stan uporządkowania i zaewidencjonowania dokumentacji w archiwum
• przeprowadza skontrum dokumentacji w archiwum
• wskazuje stan uporządkowania dokumentacji niearchiwalnej
• wskazuje stan uporządkowania dokumentacji archiwalnej
• oznacza jednostki archiwalne sygnaturami archiwalnymi (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• sporządza i systematyzuje ewidencję akt w obrębie zbioru archiwalnego

3. Kwalifikacje w zawodzie EKA 02 - zabezpiecza dokumentację archiwum
• stosuje przepisy prawa dotyczące zabezpieczenia dokumentacji archiwalnej i niearchiwalnej
• dobiera wyposażenie magazynu archiwum
• stosuje odpowiednie materiały i procedury zabezpieczające zbiory archiwum przed uszkodzeniem, zniszczeniem, zagubieniem lub kradzieżą
• zabezpiecza przed uszkodzeniem, zniszczeniem, zagubieniem lub kradzieżą dokumentację zawierającą dane osobowe

4. podejmuje działania w przypadku uszkodzenia, zagubienia lub kradzieży dokumentacji archiwalnej
• określa procedury postępowania w przypadku uszkodzenia, zagubienia lub kradzieży dokumentacji archiwalnej
• sporządza dokumenty dotyczące przypadku uszkodzenia, zagubienia lub kradzieży dokumentacji archiwalnej
• podejmuje działania w przypadku zagubienia lub kradzieży dokumentacji archiwalnej zawierającej dane osobowe
• podejmuje działania w przypadku stwierdzenia ujawnienia danych wrażliwych

5. Kwalifikacje zawodowe - przygotowuje akta i przekazuje je podmiotowi, który przyjmuje dokumentację archiwalną likwidowanej jednostki
• stosuje procedury postępowania z dokumentacją w razie ustania działalności lub przekształcenia jednostki organizacyjnej
• sporządza skontrum zasobu archiwalnego
• sporządza aktualizację ewidencji zasobów archiwum
• zabezpiecza nieprzeterminowaną dokumentację niearchiwalną (źródło: www.testy.egzaminzawodowy.info)
• przeprowadza procedurę brakowania akt, których termin przechowywania upłynął

EKA.02.7 - Język obcy zawodowy (Egzamin zawodowy kwalifikacja EKA.02)

1. posługuje się podstawowym zasobem środków językowych w języku obcym nowożytnym (ze szczególnym uwzględnieniem środków leksykalnych), umożliwiającym realizację czynności zawodowych w zakresie tematów związanych: ze stanowiskiem pracy i jego wyposażeniem, z głównymi technologiami stosowanymi w danym zawodzie, z dokumentacją związaną z danym zawodem, z usługami świadczonymi w danym zawodzie
• rozpoznaje oraz stosuje środki językowe umożliwiające realizację czynności zawodowych w zakresie: czynności wykonywanych na stanowisku pracy, w tym związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy, urządzeń techniki biurowej i materiałów koniecznych do realizacji czynności zawodowych, procesów i procedur związanych z realizacją zadań zawodowych, formularzy, specyfikacji oraz innych dokumentów związanych z wykonywaniem zadań zawodowych, świadczonych usług, w tym obsługi klienta

2. rozumie proste wypowiedzi ustne artykułowane wyraźnie, w standardowej odmianie języka obcego nowożytnego, a także proste wypowiedzi pisemne w języku obcym nowożytnym, w zakresie
• określa główną myśl wypowiedzi lub tekstu lub fragmentu wypowiedzi lub tekstu
• znajduje w wypowiedzi/tekście określone informacje
• rozpoznaje związki między poszczególnymi częściami tekstu
• układa informacje w określonym porządku umożliwiającym realizację zadań zawodowych: rozumie proste wypowiedzi ustne dotyczące czynności zawodowych (np. rozmowy, wiadomości, komunikaty, instrukcje lub filmy instruktażowe, prezentacje), artykułowane wyraźnie, w standardowej odmianie języka, rozumie proste wypowiedzi pisemne dotyczące czynności zawodowych (np. napisy, broszury, instrukcje obsługi, przewodniki, dokumentację zawodową)

3. Kwalifikacje w zawodzie EKA.02 - samodzielnie tworzy krótkie, proste, spójne i logiczne wypowiedzi ustne i pisemne w języku obcym nowożytnym, w zakresie umożliwiającym realizację zadań zawodowych: tworzy krótkie, proste, spójne i logiczne wypowiedzi ustne dotyczące czynności zawodowych (np. polecenie, komunikat, instrukcję), tworzy krótkie, proste, spójne i logiczne wypowiedzi pisemne dotyczące czynności zawodowych (np. komunikat, e-mail, instrukcję, wiadomość, CV, list motywacyjny, dokument związany z wykonywanym zawodem – według wzoru)
• opisuje